Złoty środek.

Wydarzenie musi posiadać bardzo wysoką wartość artystyczną, czyli wyrażając się kolokwialnie “trzymać poziom”. Ten poziom właśnie stanie się wizytówką agencji, organizatora. Jednoczesnie wydarzenie musi być atrakcyjne dla odbiorcy – odbiorcy, który jest najsurowszym z krytyków. To znalezienie złotego środka między oczekiwaniami puliczności, a spełnianiem najwyższych standardów artystycznych jest jednym z kluczowych czynników świadczących o sukcesie wydarzenia.

 

Efekt WOW.

Czasami, a nawet często, wystarczy chwila, aby zdobyć serce publiczności. Podczas wydarzenia warto zadbać o tzw. efekt WOW –czyli coś,czego publiczność się nie spodziewa, coś innowacyjnego i nowoczesnego. Coś zrobionego z rozmachem. Zawsze trzeba mieć na uwadze, że znacznie więcej osób opowie rodzinie, znajomym o swoich doświadczeniach z wydarzeniem, jeśli było ono według odbiorcy słabe, niż jeśli było po prostu dobre. Tak niestety pokazują badania ­ znacznie częściej odradzamy np. pójście do kina na film, który nam się nie spodobał, niż radzimy, aby obejrzeć, jeśli był w porządku. Co innego, jeśli film zrobił na nas niesamowite wrażenie ­ efekt WOW . Wtedy bardzo chętnie robimy mu tzw. dobrą reklamę. Dlatego nie można być przeciętnym, a w każdym wydarzeniu szukać czynników, które mogą stać się efektem WOW.

 

Reklama rządzi światem.

Dobry mediaplan , przemyślenie strategii reklamowej przed rozpoczęciem jakichkolwiek działań i podejmowaniem zobowiązań. Oczywiście, przy organizacji wydarzeń artystycznych nie wszystko da się zrobić od razu – dużo rzeczy “wychodzi” w trakcie organizacji. Jednak szkielet planu medialnego daje szanse na sensowne (tj. efektywne i rozsądne) wydawanie budżetu przeznaczonego na reklamę, która jest niezwykle ważnym (najważniejszym?) elementem składającym się na sukces wydarzenia.

Kultura organizacyjna.

 

Startup Stock Photos
Kultura organizacyjna i skuteczna praca zespołowa są niezmiernie ważne.

Praca zespołowa. Skuteczne i rozsądne rozdzielenie obowiązków. Mogłoby się wydawać, że sprawa jasna i nie trzeba o niej mówić. Często jednak, szczególnie w organizacjach zajmujących się kulturą panuje chaos ­ bywa, że ten chaos jest niezbędny do funkcjonowania zespołu i wynika z niego dużo dobrych rzeczy i mnóstwo kreatywnych pomysłów. Ten chaos zawsze jednak musi się opierać o solidny szkielet zakresu obowiązków ­tak aby, każda osoba, wiedząc za co jest niezmiennie odpowiedzialna, pilnowała swojej działki jak oka w głowie. To zapewnia płynność działań i miejsce na kreatywne myślenie zespołu. Tam gdzie chaos jest tylko chaosem, szansa na to, że wszystko pójdzie zgodnie z planem jest znikoma. Dobry zespół przekłada się również na dobrą, nazwijmy to fizyczną organizację wydarzenia. Bardzo ważne, aby artyści biorący udział w wydarzeniu czuli się zadbani. Są osią wydarzenia,muszą więc być zadowoleni. Jeśli zespół organizacyjny będzie działał sprawnie, dobrze się dogadywał i zapewniał dobre warunki pracy artystom, będą oni dobrze wyrażać się o organizatorach i będą chcieli podejmować dalszą współpracę – wszystko bowiem koniec końców opiera się o nic więcej jak o relacje międzyludzkie.

Być przygotowanym.

Wszystko może pójść źle. Niestety przy mnogości czynników zewnętrznych każdy element może źle zadziałać. Choroba artysty, nagłe problemy z salą, obsługą techniczną – zepsuty głośnik, mikrofon. Tragiczna pogoda podczas pleneru. Trzeba być przygotowanym – oczywiście, nie będziemy wozić ze sobą drugiego setu sprzętu technicznego, nie zapewnimy wszystkim widzom parasolek i farelek, ale będąc przygotowanym na to, że coś może pójść nie tak w telefonie będziemy mieli 5 numerów telefonów do innych firm technicznych, które wypożyczą zastępczy sprzęt, a pogodę będziemy monitorować na bieżąco i w razie wypadku szukać rozwiązania problemu ­ zmiany lokalizacji, zapewnienia zadaszenia. Chłodne myślenie przed wydarzeniem i zadanie sobie pytania co może pójść źle i czy jesteśmy przygotowani na gaszenie tego pożaru? Cała reszta ­ kontakty z artystami, negocjacje, organizacja techniczna, zamawianie miejsc, uzgadnianie szczegółów z obsługą sali – ilość miejsc, ilość miejsc zapasowych, sprzedaż biletów, przygotowywanie projektów graficznych, pozyskiwanie partnerów i patronów,zdążanie z deadlinami medialnymi i wiele, wiele więcej – wszystkie elementy, które składają się na organizację koncertu czy wydarzenia artystycznego są jasne i przejrzyste. Po prostu trzeba to załatwić. Jest to praca powtarzalna. To co może pójść źle   –  to jest prawdziwa zagadka i kwintesencja bycia dobrym event managerem.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *